Cómo ser un anfitrión organizado gracias a Internet
Desde un cumpleaños entre familiares y amigos hasta una presentación formal de un producto o servicio, cómo aprovechar las redes sociales la Red para gestionar la convocatoria a un encuentro
Los preparativos previos para un cumpleaños, una simple cena o una conferencia en una universidad son situaciones que involucran a una gran cantidad de invitados que, de una forma u otra, demandan una gestión del encuentro.
Llevar la lista en mente puede servir para ocasiones informales e imprevistas, pero aquellos que deseen tener una mejor planificación encontrarán en Internet los recursos necesarios para confirmar a los asistentes y notificar los pedidos que exige el evento.¿Hay que llevar una bebida o postre para el gran asado del fin de semana? ¿Es necesario tener a mano el documento de identidad para ingresar a la presentación de un libro?
En estos casos, las redes sociales se posicionan como una alternativa ideal para este tipo de situaciones; estos servicios pueden ser de mucha utilidad para asegurar éxito de una velada o encuentro, y facilitar su organización. Salvo en casos extraordinarios, claro, como cuando una convocatoria en Facebook supera a las estimaciones más optimistas y se convierte en un caos, como ocurrió con las invitaciones a un cumpleaños en Holanda que terminó en disturbios ante la excesiva presencia de invitados .
Facebook
Con más de 1000 millones de usuarios, la red social es una de las plataformas ideales para organizar un cumpleaños, reunión o encuentro entre familiares, amigos y conocidos. Desde Facebook Eventos se pueden gestionar las invitaciones a los contactos disponibles en la red social. Asimismo, los asistentes pueden retransmitir la convocatoria, pero esta función puede deshabilitarse para evitar convocatorias masivas no deseadas.Su integración a las actividades en la red social permite que, ante el traslado de la ubicación del encuentro o la notificación de algún pedido en particular, desde un único lugar el organizador pueda avisar a los invitados sobre los cambios, además de saber quiénes asistirán y quiénes ya informaron que no lo harán.
Google+
La red social de Google dispone de Eventos , una muy buena herramienta para que los asistentes, además de confirmar su presencia, puedan compartir las imágenes y opiniones del encuentro en tiempo real. Para ello se deberá descargar la aplicación de Google+ para teléfonos móviles y tabletas.Una característica atractiva es que todos los asistentes que vayan publicando fotos usando la herramienta de Google lo harán a un álbum de fotos común, si así lo desean.
Encuentros más formales
Tanto Facebook como Google+ se adaptan para los encuentros en donde el anfitrión y los asistentes disfrutan de un clima informal y más distendido. En cuanto a las convocatorias a un ciclo de charlas, conferencias, una jornada educativa o la presentación de un producto o servicio, existen otros servicios basados en la Web que permiten gestionar una invitación con un perfil más profesional.Meetup se posiciona como una plataforma que, además de permitir la gestión de un evento, también hace posible que los suscriptos puedan interactuar entre sí y sumar a más miembros a la comunidad creada. Se diferencia de las redes sociales bajo el lema de conectar a las personas cercanas para concretar proyectos o iniciativas en común.
Por su parte, Eventioz es un servicio de gestión de eventos e invitaciones que también ofrece una plataforma para gestionar la venta de entradas al encuentro. Similar a Eventbrite , otra de las plataformas disponibles en la Red, Eventioz permite una personalización de los formularios de inscripción, llevar una estadística de la convocatoria y realizar invitaciones a encuentros privados..
¿Cómo son tus eventos convocados por Internet? ¿Utilizás alguno de estos servicios o preferís la simple invitación mediante un mensaje de correo electrónico?
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